En finir une bonne fois pour toutes avec le casse-tête des notes de frais

Edition numérique des abonnés

Au départ, la société s’appelait Cardwise et proposait des cartes de crédit prépayées aux entreprises. Au contact de ses clients, l’entreprise malinoise va opérer un virage à 180 degrés, changer de produit et… de nom. « En rencontrant des CFO, nous nous sommes rendu compte qu’il y avait, de la part des organisations, une forte demande pour une plateforme digitale capable de gérer les dépenses et les notes de frais, raconte Michael Deroost, vice-président en charge des ventes d’Xpenditure. Nous nous sommes mis au travail. La solution Xpenditure est née comme cela. Et comme nos autres activités ont été arrêtées, nous avons changé le nom de la société… »

Une app compatible avec les logiciels comptables

Le principe d’Xpenditure est simple. L’employé prend une photo de sa souche à l’aide d’une appli dédiée qui en extrait les informations les plus importantes : date, montant, devise, etc. Avant d’envoyer au service ad hoc de l’entreprise, il peut ajouter des informations comme la catégorie de la dépense ou le contexte.

« L’entreprise dispose, elle, d’une application basée dans le cloud, précise Michael Deroost. Celle-ci permet de contrôler et de consolider les notes transmises. Une fonction reporting donne une vue d’ensemble. Nous avons aussi ajouté ce que l’on appelle un compliancy check. Imaginons qu’il soit interdit de rentrer une dépense effectuée un week-end. Le système la détectera tout de suite et la signalera. Ce qui permet de demander une justification. Evidemment, notre application est compatible avec l’ensemble des logiciels comptables disponibles sur le marché. Il est donc très facile d’injecter nos notes de frais dans les comptes. »

15 minutes de traitement au lieu de 2 heures

Des notes de frais classiques demandent entre deux et trois heures de traitement par mois à un employé. Avec Xpenditure, 15 minutes suffisent ! « La facilité d’utilisation de notre plateforme permet aussi de raccourcir sérieusement le délai de paiement, assure Michael Deroost, et cela a un impact certain sur la satisfaction et l’engagement des employés. Pour les entreprises, nous sommes allés un pas plus loin. Notre application est certifiée, entre autres, en Belgique, en France, en Espagne et en Italie. Cela signifie que les archives digitales suffisent en cas de contrôle. Il ne faut donc plus garder les souches originales ! »

Xpenditure a déjà séduit de nombreuses entreprises grâce à sa solution : Belfius, KBC, Brussels Airlines, D’Ieteren, Roularta Media Group, Medialaan… Depuis janvier 2016, Deloitte Belgium utilise aussi l’application. « Le processus des notes de frais était très lourd, justifie Cindy Peeters, Finance Director Deloitte Belgium. Beaucoup de nos employés voyagent ou travaillent chez des clients. Le système proposé par Xpenditure nous semblait une belle solution. Nous l’avons déployé dans une partie de l’entreprise en novembre 2015 à titre de test et l’avons étendu à tout le monde deux mois plus tard. »

Mieux maîtriser sa politique de dépenses

Chez Deloitte, les employés peuvent rendre leurs souches tous les jours. Le département financier les contrôle et les ajoute, une fois validées, au compte de l’employé. Le remboursement a lieu une fois par mois. Pour l’entreprise, ce système a de nombreux avantages. « Il facilite la vie de nos employés, confirme Cindy Peeters. Et c’est déjà un but en soi. Pour les gens de mon service, comme la rentrée des souches est étalée dans le temps, le travail est moins lourd en fin de mois. En outre, la gestion est plus facile et plus rapide, ce qui libère du temps pour du travail à vraie valeur ajoutée. Xpenditure nous permet aussi de mieux appliquer notre politique de dépenses. En effet, il permet d’identifier les problèmes avec certaines souches ou de découvrir des doublons. Ce qui n’était pas forcément le cas par le passé. Avant, pour valider, les notes passaient de bureau en bureau. Ici, un lien internet donne accès à une plateforme où tout est conservé et consultable. Enfin, des souches digitalisées restent lisibles ce qui n’est pas forcément le cas des originaux. On peut les consulter très facilement et c’est utile car certaines dépenses sont refacturées à nos clients. Enfin, Xpenditure facilite grandement les choses aussi lorsqu’il s’agit de récupérer la TVA dans certains pays. »