6 astuces pour bien manager à distance

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Fini le temps des équipes installées bien sagement au bureau. Aujourd’hui, plus d’un Belge sur 2 fait, ou aimerait faire, du télétravail. Quant aux entreprises, elles hésitent de moins en moins à faire appel à des freelances. Aucune raison en effet de se priver d’une main d’œuvre qualifiée, sous prétexte qu’elle officie à distance.

Mais la tendance n’est pas sans susciter quelques difficultés. Isolés, les travailleurs concernés peuvent se sentir extérieurs à l’entreprise, moins considérés que leurs collègues. Et le manager, lui, peut éprouver des difficultés à installer sa légitimité... et vite se sentir dépassé. Car les recettes qui fonctionnent au sein de la société s’avèrent souvent efficaces en dehors. Voici quelques pistes pour tirer le meilleur parti de ces nouvelles relations de travail.

Astuce # 1 : mettre en place un cadre clair

Travailler à distance, c’est être livré à soi-même. Au manager de s’assurer que toute l’équipe respecte le même calendrier et suive la même orientation. “Il faut tout mettre au clair, fixer des objectifs et des dates, pour qu’il n’y ait pas de mauvaises surprises. Ça permet de laisser une certaine autonomie, au cas par cas, en fonction des besoins du travailleur”, explique Jonathan Beckers, CEO d’Intys HR.

Pas question donc de micromanager, la confiance c’est la clé. Peu importe que le travailleur fasse son boulot entre 9h et 17h ou en pleine nuit, l’important, c’est que chacun ait la vision plus précise possible de ce qu’on attend de lui ou d’elle, et bien sûr que les deadlines soient tenues. “Il faut apprendre à poser beaucoup plus de questions, précise Jean-Luc Dupont, cofondateur de Métamorphoses. Les managers ont souvent l’impression que ce qu’ils doivent faire c’est du contenu, des consignes et c’est fini. Ils doivent surtout poser des questions, et d’autant plus quand on est à distance.”

Astuce # 2 : instaurer une communication sans équivoque

“Le non-verbal, c’est très important pour s’assurer qu’on ait été bien compris. Donc, quand on est à distance, on perd beaucoup, regrette Jean-Luc Dupont. Ça complique la communication.” D’où la nécessité de ne laisser aucune place au doute. Un exemple : rappeler ou répondre à un email “rapidement” n’a pas la même signification pour tout le monde. Rappeler ou répondre à un email “dans les 12 heures” en revanche, si.

Attention aussi au ton insiste Jonathan Beckers : “tous les gens sont différents, ils ont donc des perceptions différentes. Dans un email, on peut paraître sec alors que ce n’était pas du tout notre intention.” Les émoticons, et pourquoi pas les gif par exemple peuvent aider mais rien ne vaut évidemment une interaction visuelle.

Astuce # 3 : fournir une technologie au top

La vidéo conférence, même si elle ne remplacera jamais une rencontre, permet de pallier en partie la distance. Un freelance ou un télétravailleur peut ainsi participer à une réunion au même titre que le reste de l’équipe. En tout cas si la connexion Internet et les outils informatiques à sa disposition sont de qualité. Ce n'est pas un hasard si les espaces de coworking ont un tel succès.

Ce n’est pas le cas que dans le travail, la technologie permet ainsi de raccourcir les distances. Mais aussi de s’assurer, via un Intranet par exemple, que l’ensemble de l’équipe ait accès aux mêmes informations aux mêmes moments. Et parfois enfin que certaines limites ne soient dépassées. C’est le rôle par exemple des logiciels bloquant les emails entre certaines heures.

Astuce # 4 : si possible, prévoir des rendez-vous physiques réguliers

On le disait, rien de tel qu’une rencontre physique. Quand c’est possible, pourquoi dès lors ne pas en fixer une toutes les semaines ou tous les mois. D’après le CEO d’Intys HR, cela peut aider à débloquer de nombreuses situations : “avoir la personne en face de soi facilite les choses quand il s’agit de discuter de sujets délicats. Ça reste des relations humaines. Les gens n’aiment pas le conflit, ils sont donc plus constructifs en face à face.” De tels rendez-vous sont aussi l’occasion de discuter de sujets comme l’évolution de carrière, exactement comme ce serait le cas avec les salariés en interne.


Les travailleurs à distances

Astuce # 5 : se rendre hyper disponible

Quoi qu’il en soit, les deux coachs en management sont formels : la priorité quand on manage à distance, c’est de se rendre le plus disponible possible. Beaucoup plus même qu’avec les membres de l’équipe restés au bureau. “Le contact est moins rapproché donc il faut être encore plus attentif, insiste le cofondateur de Métamorphoses. Le manager doit être proactif dans le suivi du fonctionnement des équipes. Ça veut dire régulièrement contacter les gens pour connaître les difficultés qu’ils rencontrent, être à l’écoute, etc.”

Avec les travailleurs à distance, pas de discussion amicale entre deux réunions ni de lunch improvisé à la cafétéria. Il convient donc de rattraper ces occasions perdues lors d’appels téléphoniques et de vidéo conférences. “Si vous contactez la personne uniquement quand vous avez besoin d’eux, sans jamais la contacter pour voir si ça va, attendez-vous à ce qu’à un moment elle se pose des questions. Ce sont des petites choses qui consomment du temps mais qui ne sont pas compliquées à faire.”

Astuce # 6 : créer une communauté

Ce n’est pas parce qu’on ne se voit pas au quotidien qu’on ne peut pas prévoir un événement de temps en temps. Un anniversaire, un mariage, un départ à la retraite, tout est prétexte à créer du lien et entretenir la cohésion au sein de l’équipe. “Il faut essayer de tout faire pour créer un sentiment d’appartenance, que ce soit par des events, des formations, etc. “, conclut Jonathan Beckers.

C’est l’occasion de voir des visages qu’on ne voit d’ordinaire que sur écran, ou de se mettre à jour sur les derniers sujets qui ont alimenté les discussions à la machine à café. La motivation des travailleurs à distance, et donc leur engagement, n’en seront que renforcés.

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