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Archivage: que racontent les «Uber Files» du fonctionnement de notre démocratie?

La sauvegarde de nos démocraties passe par la mise en place de règles claires de gestion de l’information et la préservation à long terme des processus et actions qui ont contribué à l’élaboration des décisions politiques. L’épisode des « Uber Files » nous montre que nous délaissons ce principe et permettons aux sociétés privées de nous dicter ce qu’il restera de notre histoire…

Carte blanche - Temps de lecture: 8 min

C’est un jour comme les autres dans un cabinet ministériel belge : la soixantaine de collaborateur·trices qui y travaille va produire et échanger un grand nombre de données et documents. Ces échanges se font tant entre collègues d’un même cabinet, qu’avec les autres cabinets mais aussi avec des interlocuteur·trices de la société civile, des administrations ou du monde des affaires. Il en faudra du temps pour que le ou la ministre mûrisse sa réflexion, tranche pour aboutir à un projet de loi/décret/ordonnance et engage par ses décisions la responsabilité du gouvernement devant le parlement. Pour atteindre cet objectif, les conseiller·es de cabinet vont écrire une longue série de notes préparatoires, comptes rendus d’inter-cabinets, briefings pour les chef·fes de cabinet et leur ministre, réponses aux interpellations et questions parlementaires, instructions à l’administration, communiqués de presse, réponses aux citoyens et à la société civile, études et analyses demandées à des bureaux de consultance sur un sujet précis, SMS et autres PV de réunions avec les acteurs de terrain concernés par les modifications législatives ou les décisions à prendre, etc.

Un nombre considérable de données dont l’archivage n’est pas obligatoire

Comment se matérialisent ces interactions ? Aujourd’hui, c’est évidemment la plupart du temps par voie électronique (courriels, visioconférences, échanges de dossiers numériques ou… SMS et messageries), à côté du traditionnel papier et des nombreuses réunions. La mise en œuvre du résultat des élections par nos élu·es se trouve ainsi consignée dans une multitude de documents stockés sur différents supports (disques durs, serveurs, messageries instantanées, clés USB, etc.). Au terme de la mandature, cela peut donc représenter plusieurs mètres linéaires de dossiers papiers et plusieurs terras de données électroniques.

Tout un chacun·e perçoit l’importance de conserver les traces de ces échanges et rédactions pour comprendre l’évolution d’un dossier qui aboutit finalement à une décision politique qui impactera le quotidien de chaque citoyen·ne ou des secteurs économiques et sociaux d’une région. L’action de chaque entité (fédérale ou fédérée) et de ses gouvernements doit pouvoir être analysée a posteriori dans sa globalité. Or, en Belgique, ni la loi fédérale de 1955 relative aux archives publiques, ni les dispositions législatives et réglementaires régionales et communautaires en la matière, ne prévoient d’obligation pour les cabinets ministériels de conserver l’intégralité de ces documents. Pas plus qu’elles ne leur imposent de les verser dans un service d’archives public ou un centre d’archives privées agréé.

Une transparence bien nécessaire

Un décret de 2001 de la Région Wallonne et une ordonnance de la Région de Bruxelles-capitale de 2009 intègrent bien les documents des cabinets dans leur champ d’application,

mais les arrêtés d’exécution n’ayant jamais été adoptés, ces textes ne sont pas formellement appliqués. Aussi, si le bon vouloir du ministre est de les enfermer dans sa cave ou de les passer à la déchiqueteuse à la fin de son mandat, libre à lui ! Ne resteraient alors de son passage au gouvernement que les traces officielles (décisions finales prises par les gouvernements, dossiers traités par les administrations), par définition partielles et lacunaires. Ainsi, assiste-t-on depuis des décennies, à une privation pour les citoyen·nes et notre démocratie des documents produits par ces cabinets ministériels. Bien sûr, il pourrait être tentant de se retrancher derrière l’excuse de l’informel ou de la confidentialité nécessaire à l’acte de gouverner pour autoriser la destruction ou la dissimulation d’informations potentiellement compromettantes ou à risque. Il n’en demeure pas moins que celle-ci doit être contrebalancée par les obligations de transparence, de gouvernance et de contrôle démocratique que chaque citoyen·ne doit pouvoir exercer a posteriori sur les personnes qui nous gouvernent et qui se succèdent au sein des différents exécutifs du pays.

Appliquer la règle des 30 ans

Une décision simple à mettre en place est de considérer comme des archives publiques ces données et documents produits et échangés par les ministres et leurs collaborateur·trices pendant la durée de leurs mandats. Après tout, ce sont bien les deniers publics qui financent l’ensemble du fonctionnement de ces structures. Concernant le caractère sensible ou confidentiel tout à fait compréhensible de certains éléments, la règle de l’accessibilité des 30 ans après la clôture des dossiers pourrait s’appliquer comme cela se fait déjà de façon récurrente pour de nombreuses archives administratives ou privées. En outre, avant le terme des 30 ans, rien n’empêche qu’une disposition stipule que le ou la ministre en question puisse lui-même déroger à ce délai et autoriser l’accès à ses données aux fins de recherche scientifique ou historique par exemple.

Les constats sans appel du GRECO

À noter que ces manquements n’ont pas échappé au GRECO, le Groupe des Etats Contre la Corruption, qui les a relevés, en 2019, dans un rapport d’évaluation concernant notre pays (1). Il y est en effet stipulé d’une part, le fait que la loi fédérale du 11 avril 1994 relative à la publicité de l’administration ne couvre pas clairement l’activité des cabinets et d’autre part, que la pratique selon laquelle les dossiers et archives des ministres disparaissent au moment de leur départ met en péril la bonne gestion des informations de l’Etat et le droit d’accès aux informations. Il y est en outre précisé que cette situation affecte aussi la possibilité d’assurer que les ministres et leurs équipes rendent des comptes. En conséquence, le GRECO recommande de s’assurer que les dossiers du gouvernement, des ministres et de leurs cabinets soient conservés de manière appropriée et qu’ils soient disponibles pour leurs successeurs afin d’assurer la bonne marche des affaires.

Deux années plus tard, en janvier 2022, le GRECO sort un nouveau rapport dit de « conformité » dans lequel il déplore que sa recommandation n’ait pas été mise en œuvre (2). Pour leur défense, les autorités belges affirment que l’élaboration d’un règlement pour la conservation durable des archives des cabinets est prévue par l’accord du gouvernement fédéral du 30 septembre 2020 et que le caractère prioritaire de la mise en œuvre de cette recommandation a été confirmé lors d’un Conseil des ministres restreint du 30 avril 2021. Elles soulignent également qu’une proposition de loi modifiant la loi du 24 juin 1955 relative aux archives a été déposée à la Chambre des Représentants le 31 août 2020. Elle y prévoit que les documents établis par les cabinets fédéraux seront déposés, après 50 ans, aux Archives Générales du Royaume à des fins de recherches scientifiques et historiques. Le GRECO remarque que cette proposition ne répond pas en tant que telle à l’objectif de la recommandation qui était de garantir plus immédiatement la bonne gestion des informations de l’Etat et le droit d’accès aux informations publiques !

Quasiment deux ans et demi après la recommandation du GRECO, force est de constater que la priorité du Gouvernement semble s’être muée en vœu pieux…

De nombreuses institutions concernées

Mais cette première lacune – de taille – n’est pas la seule à caractériser notre arsenal législatif en matière d’archives. En effet, de nombreuses institutions parapubliques, autonomes, ou intercommunales sortent du champ d’application de la loi. Dépourvues d’un cadre légal digne de ce nom, ces institutions ont souvent tendance à délaisser le traitement de leurs archives entraînant parfois des conséquences graves dont elles ne mesurent pas la portée. À titre illustratif, on se rappellera le retour rocambolesque sur la scène médiatique, fin 2021, du contrat qui liait l’Intercommunale d’Incendie de Liège et des Environs (IILE) à son secrétaire général, Stéphane Moreau, en congé depuis 16 ans. N’ayant pas jugé utile de conserver ledit contrat, l’Intercommunale n’eut d’autre choix, en vue de mettre fin à sa relation contractuelle avec Stéphane Moreau, que de l’inviter par voie d’huissier à lui en transmettre une copie afin d’en connaître les termes précis pour pouvoir modaliser la rupture. En termes de bonne gouvernance, on peut mieux faire ! L’existence d’un cadre normatif et de lignes de conduite définies aurait sans doute permis d’éviter ce genre d’erreur.

Développer la culture d’une gouvernance informationnelle

La récente actualité des « Uber files » démontre une fois de plus qu’il est urgent d’agir dans ce domaine afin de garantir la préservation des données produites par nos différents gouvernements dans les périodes exceptionnelles de crises que nous traversons depuis 2019. Au-delà d’un code de déontologie, c’est d’une véritable gouvernance informationnelle dont nos gouvernants ont besoin. Cela passe par des règles claires mais aussi par l’assurance que les données et documents (intégrant les communications par messageries instantanées et SMS) pourront être sauvegardés et préserver sur le long terme. Les professionnel·les de l’information sont évidemment prêt·es à aider nos responsables politiques pour mettre en place les législations adéquates et les modalités de leur mise en œuvre à l’instar de ce qui se fait déjà chez nos voisins européens ou outre-Atlantique.

(1) GRECO, Cinquième cycle d’évaluation, Prévention de la corruption et promotion de l’intégrité au sein des gouvernements centraux (hautes fonctions de l’exécutif) et des services répressifs, Belgique, Rapport d’évaluation, Conseil de l’Europe, Strasbourg, 2-6 décembre 2019.

(2) GRECO, Cinquième cycle d’évaluation, Prévention de la corruption et promotion de l’intégrité au sein des gouvernements centraux (hautes fonctions de l’exécutif) et des services répressifs, Belgique, Rapport de conformité, Conseil de l’Europe, Strasbourg, 29 novembre – 3 décembre 2021.

 

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10 Commentaires

  • Posté par Giefvan Agathe, lundi 22 août 2022, 15:00

    Lisons : "Tout un chacun•e" Pourquoi pas "Tout•e un•e chacun•e" ? Au dernier paragraphe, "les professionnels" ne se met pas au féminin, car une professionnelle, c'est comme une entraîneuse, ça veut dire autre choses. En revanche, pourquoi n'a-t-elle pas écrit "les voisin•e•s" ? Bref, aucune cohérence ! Ni lisibilité. C'est un exercice de parler administratif ou bien une satire ratée.

  • Posté par Chalet Alain, dimanche 21 août 2022, 0:01

    das Groteske über alles

  • Posté par Schoonbroodt Hubert, samedi 20 août 2022, 23:00

    Parler d’une personne pour un homme, ou d’un être humain pour une femme dérange Madame Dubois ?

  • Posté par Moritz Montanez, dimanche 21 août 2022, 12:41

    NOEL GODIN N'EST PAS LOIN ! Mme Dubois veut développer sa boîte de consultance en archivage, Bénédicte Linard, écolo et professeur de français ratée, ne la lira qu'en écriture inclusive. Le lecteur assiste au développement de l'archivage institutionnel à travers une incompréhensible carte blanche : ENTARTONS, ENTARTONS, LES POMPEUX CORNICHONS !

  • Posté par Schoonbroodt Hubert, samedi 20 août 2022, 22:56

    Quelle plaie cette écriture inclusive, que les mots soient écris au féminin ou au masculin peut m’importe, mais de grâce pas la combinaison des deux, Cela en devient illisible.

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